HRM Röportaj - DHL

Ayla Çetinbora Kimdir?     

DHL Express, İnsan Kaynakları, Kalite, Satınalma ve Gayrimenkul  Direktörü

Ayla Çetinbora, lisans eğitimini Boğaziçi Üniversitesi Mütercim Tercümanlık Bölümü’ nde tamamlamış ve Harvard Üniversitesi, Harvard Business School’ dan lisansüstü derecesini almıştır. 15 yılı aşkın süredir DHL Express ailesinde görev yapan Çetinbora, Mart 2008 yılından bu yana İnsan Kaynakları, Kalite, Satınalma ve Gayrimenkul Direktörü olarak görev yapmaktadır. İnsan Kaynakları alanında işe alım, ücretlendirme, çalışan ilişkileri, performans ve yetenek yönetimi konularında sorumluluklarını yürütmüş, özellikle Mentoring, Talent Panel ve Asessment Center-Development Center gibi uygulamaların, şirketin kendi kaynaklarıyla başarıyla yürütülmesini sağlamıştır. Ayla Çetinbora, İngilizce ve Almanca bilmektedir.

1)Çalışanlarınızın motivasyonunu yükseltmek ve şirkete bağlılığını artırmak için yaptığınız uygulamalar nelerdir?

Çalışanlarımızın motivasyonu ve gelişimi global olarak da çok yakından takip edilen konulardan biri. Bu doğrultuda acentalarımız da dahil olmak üzere, dünyada ve Türkiye’ de tüm DHL Express çalışanlarının birer Uluslararası Sertifikalı Uzman olarak kendilerine verilen rolleri en iyi şekilde yerine getirebilmeleri için gereken bilgi ve beceri ile donatılması amacıyla Certified International Specialist eğitimleri vermekteyiz. DHL personeline sağlanan Özel Sağlık Sigortası, Hayat Sigortası, personel servisleri ve yemekhane gibi standart uygulamaların yanısıra yılbaşı baloları, piknikler gibi her yıl düzenli olarak yapılan sosyal aktiviteler; yılbaşı, bayram ve doğum günlerinde personele verilen hediyeler, başarılı çalışanlarımızın belirli süre aralıklarıyla ödüllendirildiği Ödüllendirme Programları,  mentoring projeleri, ingilizce kursu, burs olanakları, revir, AVM ulaşımı/servis, Türk kahvesi servisi, kuru temizleme servisi, yönetim seviyesi için bireysel emeklilik, Dragon Kürek Festivali katılımı, basketbol ve futbol takımı, kıdem ödülleri ve “Ayın konuğu” gibi cazip uygulamalar da çalışanlarımızın motivasyonunu arttırmaktadır. Yeni bebek sahibi olan çalışanlarımıza yönelik uygulanan; bebek sağlığı, bakımı hakkında çalışanlarımızın bilinçlendirilmesine destek veren “Hoşgeldin Bebeğim Programı”, emzirme odası, esnek doğum ve süt izni politikası ile çalışanlarımızın sağlığının korunmasında gösterdiğimiz hassasiyet ve göz kontrolü, grip aşısı, diş kontrolü, ofis masajı gibi uygulamalarımız doğrultusunda DP DHL Global’ den almış olduğumuz Global Health Award ve kazandığımız sağlık uygulamaları fonu bulunmaktadır.

2)DHL’nin İK uygulamaları ile ilgili bilgi verebilir misiniz?

Başvurularımızı internet sitemiz üzerinden alıyoruz. Internet sitemiz dışında, gazete ilanı ve on-line kariyer sitelerini de kaynak olarak kullanabilmekteyiz. Adaylar özgeçmişlerini www.dhl.com.tr adresi altında “Kariyer Bölümü”nde bulunan başvuru formunu doldurup, bize ulaştırabilirler. Yeni mezunlar için başvuruda bulunmak için üniversite mezuniyeti ve iyi derecede İngilizce bilgisi temel kriterlerimizdendir. Öncelikle İngilizce ve Genel Yetenek Testleri uygulanmaktadır. Pozisyona bağlı yetkinliklerin değerlendirilmesi görüşme sürecinde gerçekleştirilir. Global bir iş ortamı yaratarak ayrıcalıklı insanları kendisine çekip, onları geliştirmeyi ve bünyesinde tutmayı kendisine misyon edinen DHL, işe yeni başlayan personelin şirkete uyum sürecini hem kolaylaştırmak hem de bu süreyi kısaltmak amacıyla İnsan Kaynakları Bölümü tarafından 2 günlük bir eğitim programı planlanır ve verilir. Bu program çerçevesinde çalışanların, şirketi ve şirketteki fonksiyonları tanıması hedeflenir. Bu programı takiben aktarılan konuların pekiştirilmesi amacı ile şirkette bütün departmanları tanımaya yönelik 2 günlük oryantasyon programı düzenlenir. İlgili departmanlara geçmeden önce yeni çalışanlarımızı bilgilendirmek ve işbaşı yaptıklarında onlara kolaylık sağlamak amacıyla kullanılan sistemlerle ilgili teknik eğitimler verilir.

Ayrıca kişiyle yapılan yıl sonu performans görüşmesinde belirlenen aksiyon planları ve kişinin yöneticisinin çalışanla ilgili görüşleri dikkate alınarak Kişisel Gelişim Eğitimleri de planlanır ve yıllık eğitim planı çerçevesinde verilir. Kişisel Gelişim Eğitimleri’nin yanı sıra çalışanların işlerini daha efektif gerçekleştirmelerini sağlayacak teknik eğitimler de belirli periyodlarda verilir.

Çalışanlarımızın güçlü ve geliştirilebilir yetkinliklerinin ölçümlenmesi; hem de yönetsel roller için yedekleme yapılabilmesi için kişilerin mevcut iş profillerine uygun olarak yapılandırılmış Değerlendirme Merkezi / Gelişim Merkezi Çalışmaları(Assessment Center / Development Center) da şirket bünyesinde yapılmaktadır. Bu çalışma sonrasında yapılan geribildirim görüşmeleri ile kişilerin gelişim planlarına yön verilmektedir. Üst yönetim pozisyonlarımızın yedeklenmesi için de yılda bir kez yapılan “Talent Panel” uygulamamız vardır. 360 Derece anketleri ve kişilik envanter uygulamaları ile de bu süreçler desteklenmektedir.

 

3)DHL olarak insan kaynakları uygulamalarınızda gerçekleştirdiğiniz yenilikler, varsa örnek çalışmalarınız nelerdir?

İK alanında uluslararası ve yerel bazda yaptığımız çalışmalar, DHL’nin bu konuya bakışı ve yapısı hakkında net bilgiler sunacaktır.

Örneğin,  bilgi, eğitim, standardizasyon ve sertifikasyon alanında daha önce eşi görülmemiş 100 bin DHL çalışanını kapsayan bir çalışma başlattık. Faaliyet gösterdiğimiz 42 büyük küresel pazarı kapsayan “Uluslararası Uzmanlık” reklam kampanyası ile bu çalışmamızı duyurduk. Kampanya kapsamında dünya genelindeki 100 bin DHL çalışanı sertifikalı eğitim programına katılarak “Uluslararası Uzman” unvanı kazandı. Amacımız, altyapı, çalışanlar ve markaya ciddi bir yatırım programı yaparak DHL’nin dünya çapındaki kapasitesini genişleterek müşteri hizmetlerini iyileştirmek. Bu program müşterilerinin kendi faaliyet alanları kapsamında uluslararası arenada büyümelerine destek olmak için çalışanların uzmanlıklarını arttırma hedefiyle DHL tarafından tasarlandı.

Stratejik düzeyde, belirli bir ülkede veya dünyada çevreye ve ilgili tüm sosyal paydaşlara saygıya dayalı bir iş yaklaşımı ile tercih edilen bir sağlayıcı, yatırımcı ve işveren olarak kalma ana hedefimizdir. Şirketimizin bu sürdürülebilir konumunu korumak ve geliştirmek için “First Choice” programını oluşturduk. Program, şirketin farklı fonksiyonlarındaki tüm iyileştirme türleri ve alanlarını tespit etmek ve gereken iyileştirmeleri gerçekleştirmek amacıyla 6Sigma metodolojisine dayanmaktadır. Kapsamlı bir eğitim programı aracılığıyla, ülkeler, Baş Danışmanlarını ve Proses İyileştirme Danışmanlarını, daha sonra kendi şirketlerindeki “First Choice” kişilerine eğitim vermek ve bunların sayısını arttırmak üzere, Bonn’da eğitim ve sertifika almaya göndermektedir. Bu, büyük ölçüde, çeşitli projelerde enerji seviyesi yüksek, müşterilerimiz, çevre ve genel olarak diğer sosyal paydaşlarımız için daha iyi bir performans hedefleyen gönüllü personel katkısı ve katılımı yaratmaktadır. En iyi uygulamalar dünya çapında paylaşılmakta ve bu uygulamaların sahipleri hem yerel hem de küresel olarak tanınmakta ve ödüllendirilmektedir.

Uygulama düzeyinde, farklı iş operasyonlarımıza ilişkin işe yarar bir fikre sahip her çalışanın sesini duyurabilmesi ve fikrini gerçekleştirme girişiminde bulunabilmesi için, şirketimizde her zaman ‘yaratıcı’ bir atmosfer oluşturmak için elimizden geleni yapıyoruz. Bu aşağıdan yukarıya akışa fazladan ivme kazandırmanın bir yolu da, yönetimin gelen fikirleri görmesini ve bunları önem ve uygulanabilirlik sırasına göre öncelik kazanmasını sağlayan First Choice Öneri Kutularıdır.

4) Sosyal sorumluluk projelerinizden bahseder misiniz?

Lojistik şirketinde küresel pazar lideri olan şirketimiz, müşterilerine uluslararası ekspres, hava ve okyanus kargosu, kara ve demiryolu taşımacılığı ve uluslararası posta hizmetlerinde uzmanlığı ile yardımcı olmaktadır. 220’den fazla ülke ve bölgeden ve yaklaşık 275 bin çalışandan meydana gelen uluslararası ağımızla müşterilerimizin tedarik gereksinimlerini karşılayacak üstün hizmet kalitesi ve yerel bilgi sağlıyoruz.  Ayrıca, iklim korunmasından afet yönetimine ve eğitim alanında yaptığımız çalışmalara kadar sosyal sorumluluk alanında ciddi projeleri hayata geçiriyoruz. Bir diğer özelliğimiz ise, çevreci yaklaşımımızdır. Go Green, Go Teach ve Go Help global olarak bu inisiyatiflerimizin adıdır. Ayrıca DHL Express Türkiye olarak sosyal sorumluluk alanında yerel olarak aldığımız inisiyatifler de bulunmaktadır.

Örneğin; 2010 yılından bu yana Çocuk Esirgeme Kurumunda yetişmiş 18/24 yaş arasındaki genç kızlara, Türkiye Omurilik Felçlileri ve İşitme Engelliler Derneği’ndeki katılımcılara verilen kişisel gelişim eğitimleri, Deutsche Post DHL tarafından her yıl 1-10 Eylül arasında kutlanan “Dünya Gönüllüler Günü” kapsamında Elektronik Atık Projesi ile toplanan e-atıkların geri dönüşümünden elde edilen gelirle TOFD’deki ihtiyaç sahiplerine akülü tekerli sandalye hediye edilmesi sosyal sorumluluk projelerimiz arasında yer almaktadır.

Ayrıca DHL Global’den alınan fonlar 2013 yılı içerisinde aşağıda belirtilen iki değerli projede kullanılacaktır ,

1.    “Help to put smiles on the faces of needy children” (Duvar Boyama) Projesi: Aile Eğitim Derneği ile işbirliği içerisinde, devlet hastanelerinin çocuk yoğun bakım ünitelerindeki çocuklara destek olunması.

2.    “Where there is a life, there is always a hope” (KAÇUV) – Kanserli Çocuklara Umut Vakfı’nın, Cerrahpaşa Tıp Fakültesi’nde tedavi gören ve maddi durumu iyi olmayan kanser hastası çocukların tedavileri boyunca, aileleriyle birlikte, ücretsiz olarak kalabilmeleri için kurduğu Aile Evi’nde bir DHL odasının yapılması ve 1 yıl boyunca tüm masraflarının DHL tarafından karşılanması.

5) Türkiye'de 10 yılı aşkın süredir üniversitelerde 'ulaştırma ve lojistik' üzerine lisans ve ön lisans eğitimleri verilmeye başlandı. 'Ulaştırma ve lojistik' son yıllarda üniversitelerin en gözde bölümleri arasında yer alıyor. Sizler eleman bulma konusunda zorlandığınızda, bu bölümlerden mezun olan kişilere ulaşıyor musunuz? Üniversitelerle işbirliği yapabiliyor musunuz?

İstanbul Aydın Üniversitesi ve Beykoz Lojistik Meslek Yüksek Okulu ile 2010 senesinden bu yana Yerinde Uygulama projeleri kapsamında işbirliği içerisindeyiz. Öğrencilerin teoride öğrendiklerini pratiğe dökme fırsatını bulmaları ve iş dünyasını tanımaları için zorunlu stajlarını ihtiyaçlarımız dahilinde firmamızda yapmalarını sağlıyoruz.

Bahçeşehir Üniversitesi ile yürüttüğümüz CO-OP Projesi kapsamında öğrencilere üniversitede iş eğitimi verilirken, işyerinde de uygulamalı eğitim sürdürülmesi sağlanıyor.Eğitim ve çalışma yaşamını bütünleştiren CO/OP eğitim modeli yurt dışında yaygın olarak uygulanan "Cooperative Education" dan esinlenilmiş bir model. Ayrıca, gençlerin kendi potansiyellerini keşfedecekleri ve geliştirecekleri uluslararası bir platform yaratan Aiesec ile ortak çalışmalar sürdürmekteyiz. Bu tarz işbirlikleri seçim aşamasında firmamıza doğru adayların kazandırılmasında yardımcı oluyor. 

 Her yıl ortalama 3 ile 6 ay çalışma süreli 50 üniversite öğrencisini dönemsel yada stajer olarak işe alıyoruz. 2013 yılında da yine 50 civarında öğrenciye staj imkanı sunmayı planlıyoruz.